كيفية إنشاء وإضافة توقيع إلى رسائل البريد الإلكتروني في Outlook

البريد الإلكتروني هو جوهر كل عمل ، وإضافة توقيع إلى رسائلك الإلكترونية يمكن أن يجعلك تبدو أكثر احترافًا. في أحدث دليل خاص بـ Office 365 ، سنلقي نظرة على كيفية القيام بذلك ، وفي بضع خطوات فقط.

ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أنه يمكنك إضافة توقيعات إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في كل من تطبيق Outlook المخصص أو Outlook.com . إذا قمت بذلك ، فستحتاج إلى إنشاء واستخدام توقيعات البريد الإلكتروني في كلا الإصدارين ، لأن التوقيع لا يتزامن مع حسابك. دليلنا سيغطي كليهما.

إنشاء توقيع في Outlook

لإنشاء توقيع في إصدار سطح المكتب من Outlook ، ستحتاج أولاً إلى فتح بريد إلكتروني كما لو كنت ترد عليه. يمكنك بعد ذلك التوجه إلى قائمة الرسائل  ، وتحديد  التوقيع ، ثم اختيار  التوقيعات. بعد ذلك ، انظر أسفل  تحديد التوقيع لتحريره ،  واختر  جديد. 

في  مربع الحوار New Signature ، يمكنك كتابة اسم للتوقيع. بعد ذلك ، ضمن تحرير التوقيع ،  يمكنك تغيير توقيعك وفقًا لذلك. هناك خطوط وألوان وأحجام ، بالإضافة إلى خيارات محاذاة النص يمكنك الاختيار من بينها. يمكنك أيضًا إنشاء عدة توقيعات واختيار واحد عند إرسال بريد إلكتروني عبر قائمة التوقيع  من علامة التبويب الرسالة.

إذا كنت تريد توقيعًا أكثر أناقة ، فيمكنك صياغته في Microsoft Word ، ولصقه في مربع تحرير التوقيع  . يمكنك أيضًا استخدام قالب توقيع من Microsoft. إذا كنت أنيقًا حقًا ، يمكنك أيضًا إضافة صورة أو شعار شركة إلى توقيعك. ما عليك سوى البحث عن رمز الصورة في أقصى يمين النافذة ، بجوار المكان الذي تظهر فيه ، بطاقة العمل. يمكنك بعد ذلك النقر فوق الزر للاختيار والإدراج وأخيراً تغيير حجم صورتك بالنقر بزر الماوس الأيمن فوق الصورة نفسها. بمجرد أن تشعر بالرضا ، يمكنك حفظ التوقيع بالضغط على ”  موافق”. 

هناك أيضًا خيارات إضافية لتوقيعك. يمكنك اختيار حساب بريد إلكتروني لربط توقيعك به وتعيين توقيع افتراضي إذا كنت تريد ذلك. يمكنك القيام بذلك عن طريق فتح خيارات التوقيعات من الخطوة أعلاه ، واختيار حساب البريد الإلكتروني ضمن قائمة اختيار التوقيع الافتراضي . يمكنك أيضًا اختيار توقيع محدد لاستخدامه عند كتابة رسائل بريد إلكتروني جديدة أو الرد على الرسائل وإعادة توجيهها من هنا أيضًا.

إنشاء توقيع في اوت لوك على الويب

لإنشاء توقيع في Outlook للويب ، ستحتاج أولاً إلى الانتقال إلى  ” الإعدادات  ” في الزاوية اليمنى العلوية من الشاشة. بعد ذلك ، ستحتاج إلى النقر فوق  عرض جميع إعدادات Outlook واختيار إنشاء والرد. يجب أن ترى بعد ذلك خيار توقيع البريد الإلكتروني. من هنا ، يمكنك كتابة التوقيع واستخدام خيارات التنسيق لتغيير مظهره.

يجب أن تكون الخيارات مشابهة لبرنامج Outlook على سطح المكتب. ستتمكن من إدراج الصور وتغيير حجم الخط ولونه وإدراج الروابط وغير ذلك الكثير. ومع ذلك ، لديك بعض الخيارات الإضافية.

إذا كنت تريد أن يظهر توقيعك أسفل جميع رسائل البريد الإلكتروني الجديدة التي تقوم بإنشائها ، فيمكنك تحديد خانة الاختيار تضمين توقيعي تلقائيًا في الرسائل الجديدة التي أقوم بإنشائها. وإذا كنت تريد أن يظهر توقيعك في الرسائل التي تعيد توجيهها أو ترد عليها ، فحدد خانة الاختيار تضمين توقيعي تلقائيًا في الرسائل التي أقوم بإعادة توجيهها أو الرد عليها . بمجرد الانتهاء ، يمكنك الضغط على حفظ. مرة أخرى ، تشبه هذه الخيارات تجربة سطح المكتب في اوت لوك .

في حالة عدم اختيارك لإضافة توقيعك إلى جميع الرسائل الصادرة ، فلا يزال بإمكانك القيام بذلك يدويًا. يمكنك التحقق من ذلك بالذهاب إلى صندوق البريد الخاص بك واختيار رسالة جديدة . يمكنك بعد ذلك كتابة رسالتك واختيار  إدراج توقيع  أسفل صفحة الإنشاء.