كيفية حذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة تلقائيًا في Gmail

يمكن أن يكون البريد الإلكتروني أمرًا صعبًا للإدارة. في بيئة العمل ، من الضروري أن تحتفظ بصندوق وارد منظم من أجل الحفاظ على الكفاءة. يمكن أن يكون البريد الوارد المزدحم بمثابة ألم كبير إلى حد ما ، خاصةً عندما تضطر إلى التمرير عبر جبال من رسائل البريد الإلكتروني القديمة التي قد لا تحتاجها بعد الآن. في وقت ما ، ربما تكون رسائل البريد الإلكتروني القديمة هذه قد خدمت غرضًا ولكنها تحولت منذ ذلك الحين إلى عقبات إضافية عند البحث عن بريد إلكتروني معين.

يمكن لصندوق الوارد المليء بالبريد العشوائي أن ينتقص من قدرتك على إدارة مكتبة بريدك الإلكتروني ، وعلى الرغم من وجود العديد من الطرق لمنع وصول بريدك الإلكتروني إلى قوائم البريد العشوائي الإضافية – نوصي بإرسال بريدك الإلكتروني بشكل مجهول – لا يزال يتعين عليك مسح رسائل البريد العشوائي القديمة التي وجدت طريقها إلى بريدك الوارد في المقام الأول.

لتجنب استهلاك الكثير من الوقت ، لا أوصي بمحاولة حذف جميع رسائل البريد الإلكتروني القديمة يدويًا. بدلاً من ذلك ، بفضل مساعدة الفلاتر ، ستتمكن من التخلص من رسائل البريد الإلكتروني هذه بشكل أسرع. من خلال إنشاء عامل تصفية ، يمكنك حذف الرسائل القديمة بناءً على إطار زمني محدد. المشكلة الوحيدة التي يمكنني رؤيتها باستخدام الفلاتر هي أنها تنطبق فقط على الرسائل المستلمة حديثًا. يمكنك تطبيق عوامل التصفية في المستقبل لضمان عدم حدوث pileup للمرة الثانية ولكن ماذا عن تلك الرسائل الإلكترونية التي تملأ صندوق الوارد الخاص بك الآن؟

حذف تلقائي لرسائل البريد الإلكتروني القديمة في Gmail

هناك بعض الأشياء التي يمكنك الغوص فيها عندما يتعلق الأمر بتخليص نفسك من رسائل البريد الإلكتروني الأكبر سنًا ، والتي لم تعد ضرورية والتي تصيب صندوق الوارد الخاص بك في Gmail. سأستعرض كيفية إعداد الفلاتر الخاصة بك ، وتطبيقها للاستخدام المستقبلي ، وكيفية التخلص من جميع رسائل البريد الإلكتروني القديمة الحالية باستخدام وظيفة Gmail الإضافية ، استوديو البريد الإلكتروني .

إعداد عوامل التصفية الخاصة بك

أول شيء أولاً ، دعنا نجهز عوامل التصفية الخاصة بك .

1. قم بتسجيل الدخول إلى حساب Gmail الخاص بك باستخدام بيانات الاعتماد المطلوبة.
2. حدد موقع رمز الترس / الترس. هذه قائمة إعدادات Gmail ويمكن العثور عليها في الزاوية العلوية اليمنى من النافذة. انقر فوق هذا الرمز ثم حدد الإعدادات من القائمة المنسدلة.
3. انقر فوق علامة التبويب “عوامل التصفية” ثم انقر فوق إنشاء عامل تصفية جديد .
4. في مربع الإدخال “يحتوي على الكلمات” ، اكتب ما يلي – older_than: x حيث يمثل “x” الإطار الزمني للرسائل التي تريد حذفها. سيكون هذا رقمًا متبوعًا بحرف. الرسائل التالية سوف تتعلق بالإطار الزمني. سيتعين عليك استخدام “d” لأيام ، و “w” لأسابيع ، و “m” لعدة أشهر. من الأمثلة أقدم من ذلك: 3d إذا أردت حذف رسائل البريد الإلكتروني التي مضى عليها أكثر من ثلاثة أيام.
5. بعد ذلك ، انقر فوق إنشاء عامل تصفية باستخدام زر البحث هذا.
6. املأ المربعات المسماة “حذفها” و “تطبيق عامل التصفية أيضًا على” بعلامة اختيار من خلال النقر عليها.
7. أخيرًا ، انقر فوق إنشاء عامل تصفية لمشاهدة جميع رسائل البريد الإلكتروني القديمة ، بناءً على التاريخ الذي حددته للتو ، انتقل من صندوق الوارد الخاص بك إلى مجلد المهملات.

عندما يتم حذف الرسائل في Gmail ، فإنها لا تختفي على الفور من الوجود. بدلاً من ذلك ، يمكنك العثور عليها في مجلد المهملات. هذا يعني أن رسائل البريد الإلكتروني هذه ستستمر في الاعتماد على سعة بياناتك الإجمالية. لتخليصها بالكامل ، يمكنك إما انتظار Gmail لحذفها تلقائيًا بعد 30 يومًا أو حذفها جميعًا الآن بنفسك. لإجراء هذا الأخير ، انقر فوق مجلد Trash ثم انقر فوق الرابط Empty Trash Now .

مرشح للحذف في المستقبل (إعادة التقديم)

يتناول عنوان هذه المقالة الحذف التلقائي. لسوء الحظ ، لا يمكن تشغيل المرشحات تلقائيًا. ستحتاج إلى العودة وتطبيق الفلتر مرة أخرى على بريدك الوارد الحالي.

لإعادة تطبيق مرشح:

1. عد إلى الإعدادات الخاصة بك عن طريق النقر فوق رمز Cog / Gear في الجزء العلوي الأيمن من نافذة Gmail وتحديد الإعدادات من القائمة المنسدلة.
2. انقر فوق علامة التبويب “عوامل التصفية”.
3. نظرًا لأنك قمت بالفعل بإنشاء عامل تصفية مسبقًا ، يمكنك الآن النقر فوق تحرير ، الموجود بجوار هذا الفلتر. إذا سبق لك إنشاء العديد من المرشحات ، فيمكنك بسهولة العثور على المرشح الذي تريده حيث سيتم عرض معايير كل مرشح.
4. انقر فوق “متابعة” في القسم الذي يظهر بمعايير البحث الخاصة بك. ستكون شاشة مشابهة لتلك التي ظهرت عند إعداد الفلتر الأصلي.
5. مرة أخرى ، قم بتطبيق علامة اختيار على المربع بجوار “تطبيق الفلتر أيضًا على”.
6. هذه المرة ، لتنشيط الفلتر ، انقر فوق تحديث الفلتر . سيتم الآن نقل جميع رسائل البريد الإلكتروني القديمة ، المعينة على الإطار الزمني المحدد ، بعيدًا إلى مجلد المهملات .

استوديو البريد الإلكتروني

يأتي برنامج Email Studio مزودًا بميزة رائعة ستحذف تلقائيًا جميع رسائل البريد الإلكتروني القديمة من مرسل محدد أو تلك الموجودة في مجلد معين. ستساعد ميزة التطهير التلقائي المضمنة في الحفاظ على صندوق بريد Gmail الخاص بك أكثر تنظيمًا مما يؤدي إلى بيئة عمل أكثر كفاءة.

باستخدام Email Studio ، يمكنك أرشفة “وضع علامة كمقروءة” وتطبيقه على جميع رسائل البريد الإلكتروني الموجودة حاليًا في صندوق الوارد الخاص بك والتي كانت موجودة هناك لأكثر من ثلاثة أشهر. كما يسمح لك بإزالة جميع رسائل البريد الإلكتروني بشكل دائم من مجلدات المهملات والبريد العشوائي تلقائيًا بعد يومين. كمكافأة إضافية إضافية ، يتضمن التطهير التلقائي ميزة إلغاء الاشتراك في البريد الإلكتروني التي يمكن أن تساعدك بسهولة على إزالة عنوان بريدك الإلكتروني من أي من قوائم الرسائل الإخبارية المزعجة. هناك أيضًا الكثير الذي يمكن أن تقدمه الوظيفة الإضافية ، لكني أشعر أن هؤلاء الذين سبق ذكرهم يسلطون الضوء على ما نحتاجه بالضبط لهذه المقالة.

الحزمة الأساسية مجانية للاستخدام ولكن لتحقيق أقصى استفادة من المنتج ، يتم تقديم إصدار متميز بسعر 29 دولارًا سنويًا. ستسمح لك الترقية بإنشاء مجموعات متعددة من قواعد التطهير وتتضمن جدولة البريد الإلكتروني ، ومعيد التوجيه ، والاستجابة التلقائية.

قم بإعداد وتمكين التطهير التلقائي في Gmail

من الواضح أن أول شيء عليك القيام به هو تنزيل الوظيفة الإضافية Email Studio وتثبيتها. بمجرد أن يتم تحقيق ذلك ، ستتمكن من رؤية أيقونة Email Studio خارج الشريط الجانبي الأيمن عندما تفتح أيًا من رسائل البريد الإلكتروني في Gmail.

لتستخدمها:

1. افتح الوظيفة الإضافية Email Studio وقم بتسجيل الدخول باستخدام حساب Gmail الخاص بك.
2. سترى قائمة من الخيارات. من هذه الخيارات ، اختر أداة “تنظيف البريد الإلكتروني”.
3. بعد ذلك ، انقر فوق إضافة قاعدة جديدة من أجل إعداد قاعدة (نوع يشبه ما فعلته بالفلاتر ) .
4. هناك جزأان لإعداد قاعدة – ستحتاج إلى تحديد شرط ثم إجراء. فكر في “السبب والنتيجة”. سيتم تشغيل الإجراء بمجرد استيفاء الشرط المحدد.
5. لتعيين شرط ، ستتمكن من استخدام معلمات البحث المتقدم داخل Gmail مثل newer_than أو has: attachment or large_than . استخدمها لمساعدتك في العثور على التطابق التام مع رسائل البريد الإلكتروني في Gmail التي ترغب في أرشفتها ، أو إرسالها إلى المهملات ، أو الانتقال إلى مجلد آخر.
6. بمجرد إنشاء القاعدة ، انقر فوق الزر حفظ . سيعمل Email Studio الآن في الخلفية ، ويقوم بإجراء فحص تشغيل كل ساعة لأداء الإجراء المحدد عندما يفي البريد الإلكتروني بالشروط المرتبطة به. لن تحتاج إلى القيام بأي شيء يدويًا على الإطلاق.