دليل مستخدم الأعمال إلى Google Voice . يمكن لـ Google Voice إضافة طبقة جديدة كاملة من القوة إلى إعداد هاتفك الاحترافي – بمجرد معرفة كيفية استخدامه. ها هي المساعدة.
حسنًا ، وقت الاختبار: في جملة واحدة ، هل يمكن أن تخبرني بالضبط ما يفعله Google Voice ؟
إنه سؤال يكافح حتى أكثر المهوسون تقديراً في Google للإجابة بإيجاز – وبالنسبة للإنسان العاقل العادي غير المهووس بالتكنولوجيا ، فإن الإجابة تقع عادةً في مكان ما بين “هاه؟” و “انتظر ، هل هذا هو نفس الشيء مثل gChat؟”
حقًا ، هذا ليس مفاجئًا. تعد Google Voice واحدة من أكثر خدمات Google تعقيدًا وإرباكًا وضعف الترويج لها. لكنها أيضًا واحدة من أقوىها – إذا كنت تأخذ الوقت الكافي لمعرفة ما تفعله بالضبط وكيف يمكن أن تعمل من أجلك.
وخصوصًا إذا كنت تستخدم هاتفك في أي نوع من الأعمال ، فيمكن أن يحدث فرقًا ليلًا ونهارًا في قدرتك على البقاء على اتصال وإنتاجية قدر الإمكان ، بغض النظر عن مكان عملك أو نوع الجهاز الذي تعمل به يتم استخدامه في أي لحظة. بدون مبالغة ، ستغير تمامًا طريقة تفكيرك في أجهزتك المحمولة الحديثة وما هو رقم الهاتف.
ضع في اعتبارك هذا دليلك غير الرسمي لبدء استخدام Google Voice ثم الحصول على أقصى استفادة من الخدمة التي لا تحظى بالتقدير ولكنها مليئة بالإمكانات.
أساسيات Google Voice التجارية
سنبدأ بالأساسيات – ونعود إلى السؤال الذي طرحته في بداية هذه المحادثة: ما هو Google Voice بالضبط؟
في أبسط أشكالها ، Google Voice هي خدمة قائمة على السحابة تدير رقم هاتفك نيابة عنك. بدلاً من الاتصال ببطاقة SIM وربطها على وجه التحديد بهاتف ذكي مادي واحد ، يعيش رقمك في خادم Google رقيق ويتم التحكم فيه بالكامل بواسطة برنامج Google.
كما قد يبدو غريبًا ، فإن هذا الترتيب يحرر في النهاية أرقامك من أغلالها التقليدية ويسمح لك بالتواصل بجميع أنواع الطرق المريحة والمعززة للكفاءة.
يمكّنك هذا في جوهره من:
- قم بإجراء واستقبال المكالمات باستخدام رقمك القياسي على أي جهاز – هاتف أو جهاز لوحي أو حتى كمبيوتر مكتبي. لن يعرف أي شخص تتحدث إليه الفرق.
- أرسل واستقبل رسائل نصية منتظمة من خلال موقع الصوت أو التطبيقات على أي جهاز في أي وقت – حتى مع توصيل أجهزة متعددة في وقت واحد.
يعني هذا معًا أن أي هاتف أو جهاز لوحي أو جهاز كمبيوتر تسجل فيه الدخول إلى Google Voice يصبح “هاتفك” بشكل فعال – بغض النظر عن نوع الاتصال الذي يعتمد عليه أو حتى إذا كان لديه خدمة خلوية نشطة.
لذلك ، على سبيل المثال ، يمكنك:
- قم بتثبيت تطبيق Google Voice على هاتف Android قديم ، ثم اجعله يرن عندما تصل مكالمة إلى رقمك ، وكن قادرًا على إجراء مكالمات صادرة عليه من رقمك ، ويمكنك إرسال واستقبال الرسائل النصية عليه برقمك المعتاد طالما أنه متصل بشبكة Wi-Fi.
- قم بتثبيت تطبيق Google Voice على جهاز Chromebook أو جهاز لوحي يعمل بنظام Android وتواصل مع العملاء وزملاء العمل بنفس الطرق من هناك.
- سجّل الدخول إلى موقع Google Voice على أي كمبيوتر محمول وتعامل مع المكالمات والرسائل عليه كما لو كان هاتفك – بغض النظر عما إذا كان هاتفك الذكي الحالي قريبًا أو قيد التشغيل.
أشياء تحويلية جميلة ، أليس كذلك؟ وهناك المزيد: يقوم Google Voice أيضًا بنسخ رسائل البريد الصوتي تلقائيًا ويسمح لك بالاستماع إلى الرسائل الإلكترونية أو قراءتها من أي جهاز تم تسجيل دخولك إليه. فهو يجلب تصفية الرسائل غير المرغوب فيها من مستوى Google إلى المكالمات الواردة والرسائل النصية ورسائل البريد الصوتي ، بالإضافة إلى خيار فحص جميع مكالماتك. ويمنحك نظامًا قويًا لإعادة توجيه المكالمات السياقية – تقريبًا مثل فلاتر Gmail لهاتفك.
كما قلت ، هذه خدمة قوية للغاية ولكنها معقدة أيضًا بشكل مربك. دعنا نتعمق في كل قطعة أخيرة من اللغز ونستكشفها حتى تتمكن من التأكد من أنك تستفيد استفادة كاملة من كل ما تقدمه.
الشروع في العمل مع Google Voice
الخطوة الأولى لبدء استخدام Google Voice هي ببساطة تسجيل الدخول إلى الخدمة وإعداد نفسك برقم. يكون هذا الجزء من العملية أسهل إذا بدأت على جهاز كمبيوتر.
باستخدام حسابات Google الفردية غير المرتبطة بالشركة ، يمكنك اختيار رقم Google Voice جديد على الفور في أي رمز منطقة متاح مجانًا ، أو يمكنك اختيار دفع 20 دولارًا لنقل رقم موجود إلى الخدمة . في أي من الحالتين ، يجب أن تكون في الولايات المتحدة لتكون مؤهلاً. (آسف يا أصدقاء العالم!)
من خلال حسابات Google Workspace المرتبطة بالشركة ، يتوفر Voice في الولايات المتحدة وكذلك في بلجيكا وكندا والدنمارك وفرنسا وألمانيا وأيرلندا وإيطاليا وهولندا والبرتغال وإسبانيا والسويد وسويسرا والمملكة المتحدة. سيتعين على مسؤول مساحة العمل لديك تنشيط الخدمة نيابة عنك ، وتكلفتها 10 دولارات أو 20 دولارًا أو 30 دولارًا لكل مستخدم شهريًا – يتم دفع فاتورة إلى الشركة – اعتمادًا على فئة الخدمة المحددة.
في كلتا الحالتين ، بمجرد تعيين رقمك ، ستجد نفسك في مواجهة لوحة تحكم Google Voice الرئيسية . هذا هو المكان الذي ستتمكن فيه دائمًا من رؤية مكالماتك ورسائلك الأخيرة ، وإجراء مكالمات ورسائل جديدة ، وقراءة رسائل البريد الصوتي المتبقية على رقمك أو الاستماع إليها.
وطالما كان لديك موقع الويب مفتوحًا ، فإن أي مكالمات واردة إلى رقمك ستصدر رنينًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك – ويمكنك الرد عليها فورًا وهناك.
سنعود لاستكشاف بعض الإعدادات المتقدمة في ثانية. أولاً ، نحتاج إلى تحويل تركيزنا للحظة وإعداد Google Voice على أي هواتف تريد استخدامها – بما في ذلك الهاتف الأساسي الذي تعتمد عليه في اتصالاتك اليومية.
إعداد الهواتف مع Google Voice
الآن بعد أن انتهينا من إعداد الصوت الأساسي ، أصبح هذا الجزء سهلًا جدًا:
- إذا كنت تستخدم هاتف Android ، فقم بتنزيل وتثبيت تطبيق Google Voice من متجر Play .
- إذا كنت تستخدم جهاز iPhone ، فقم بتنزيل وتثبيت تطبيق Voice من App Store .
في كلتا الحالتين ، افتح التطبيق واتبع المطالبات لتسجيل الدخول باستخدام نفس حساب Google الذي استخدمته في الإعداد الأولي على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
على Android ، ستتم مطالبتك بتوصيل هذا الجهاز بـ Google Voice للسماح للهاتف بإجراء واستقبال المكالمات باستخدام رقم Google Voice الخاص بك. إذا كان هاتفك به خدمة خلوية نشطة برقم منفصل متصل بمشغل شبكة الجوال ، فاتبع الخطوات لربط الاثنين والسماح لهما بالعمل معًا.
إذا كنت تستخدم هاتفًا أقدم أو ثانويًا ليس به خدمة خلوية نشطة ، فما عليك سوى تخطي هذه الخطوة. ستظل قادرًا على إجراء مكالمات واستقبالها باستخدام رقم Google Voice الخاص بك متى كان الهاتف متصلاً بشبكة Wi-Fi.
على كل من Android و iOS ، سترى بعد ذلك واجهة لوحة تحكم Google Voice الرئيسية – مع علامات تبويب للمكالمات الأخيرة وجهات الاتصال الخاصة بك والرسائل النصية ورسائل البريد الصوتي الخاصة بك. سيسمح لك الزر الأخضر الدائري الموجود في الزاوية اليمنى السفلية من الشاشة بإجراء مكالمة جديدة أو بدء رسالة جديدة ، اعتمادًا على علامة التبويب التي تشاهدها.
وعلى كلا النظامين الأساسيين ، ستتمكن من النقر على أيقونة القائمة المكونة من ثلاثة أسطر في الزاوية العلوية اليسرى من التطبيق للعثور على قائمة الإعدادات الرئيسية.
في غضون لحظة ، سنستكشف إعدادات Voice الرئيسية تمامًا من موقع الويب الخاص بالخدمة ، حيث يتوفر كل خيار أخير ، ولكن في الوقت الحالي ، يمكنك إلقاء نظرة سريعة على “إجراء المكالمات وتلقيها” (أو “إجراء المكالمات واستلامها”) و مناطق “المكالمات الواردة” في إعدادات التطبيقات. سيتحكم هؤلاء بالضبط في كيفية التعامل مع المكالمات الصادرة والواردة من رقمك الصوتي على هذا الجهاز المحدد – إذا كانوا سيعتمدون على الدقائق الخلوية التي يوفرها مشغل شبكة الجوّال ، بافتراض توفرها ، أو إذا كانوا سيعتمدون بشكل أساسي على Wi-Fi و / أو بيانات الهاتف المحمول – وأيضًا إذا كانت المكالمات الواردة ستتسبب في رنين الهاتف حتى تكون على دراية بها.
بشكل افتراضي ، لن يفعلوا ذلك. لذلك إذا كنت تريد أن تكون قادرًا على الرد على المكالمات إلى رقم Google Voice الخاص بك على هذا الجهاز ، فستحتاج بالتأكيد إلى ضبط ذلك.
إذا كان لديك أي هواتف أخرى أو أي أجهزة لوحية تريد إضافتها إلى المزيج والسماح بالوصول إلى جميع وظائف Google Voice نفسها ، كرر هذه العملية نفسها على أي منها ، باستخدام تطبيق Android أو iOS المناسب.
فقط تذكر: إذا قمت بإعداد كل هذه الأجهزة للرد على المكالمات ، فستحصل على عدد هائل من الأشياء التي ترن في كل مرة يطلب فيها شخص ما أرقامك. لذلك ، إذا كنت لا تريد مجموعة من الأجهزة المختلفة التي تتطلب انتباهك في نفس الوقت مع كل مكالمة واردة ، فتأكد من الدخول إلى إعدادات إشعارات تطبيق Google Voice على كل جهاز وإجراء التعديلات المناسبة.
بخلاف ذلك ، فنحن على استعداد للعودة إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك للتعمق في جميع إعدادات Google Voice.
استكشاف إعدادات Google Voice
حسنًا – هل أنت مستعد للدخول في بعض أعظم قوى Google Voice؟
مرة أخرى على موقع سطح المكتب الصوتي ، انقر فوق رمز الترس في الزاوية العلوية اليمنى من الشاشة. سينقلك ذلك إلى قائمة إعدادات Google Voice الكاملة ، حيث ستجد كل خيار متاح.
يا إلهي ، هل هناك الكثير منهم.
يحتوي القسم الأول من الشاشة ، “الحساب” ، على جميع الأرقام الأساسية وإعدادات إدارة الجهاز ، في أي وقت تحتاج فيه إلى إجراء أي تغييرات أساسية. العنصر الوحيد الذي تحتاج إلى التفكير فيه الآن هو “الأرقام المرتبطة”. إذا كنت ترغب في تعيين رقم Google Voice الخاص بك لإعادة التوجيه إلى أي أرقام أخرى موجودة – خط مكتب أو هاتف خلوي ثانوي أو حتى هاتف زميل – فانقر على الزر “رقم مرتبط جديد” واتبع الخطوات لإضافة وتأكيد الرقم الذي تحتاجه.
بالانتقال ، القسم الثاني من الشاشة ، “الرسائل” ، يحتوي على مفتاح تبديل واحد لإعادة توجيه أي رسائل واردة إلى بريدك الإلكتروني (في صندوق الوارد لحساب Google نفسه). إنها لمسة بسيطة ولكنها مفيدة ، خاصة إذا كنت تعيش في صندوق الوارد الخاص بك وتريد التأكد من أنك لن تفوت أي شيء خلال اليوم.
القسم الثالث ، “المكالمات” ، هو المكان الذي تبدأ فيه قوة Google Voice الحقيقية. ضمن “إعادة توجيه المكالمات” ، ستتمكن من قلب مفتاح بجوار أي رقم مرتبط قمت بإضافته لإعادة توجيه جميع المكالمات الواردة على رقم Google Voice الخاص بك إليه طوال الوقت.
وأسفل ذلك مباشرةً ، سيسمح لك قسم “إعادة توجيه المكالمات المخصصة” بإعداد عوامل تصفية سياقية لإعادة توجيه أنواع محددة فقط من المكالمات إلى أرقام مرتبطة مختلفة. ما عليك سوى النقر فوق “إنشاء قاعدة” ، وستتمكن من اختيار جهات اتصال فردية أو مجموعات جهات اتصال أو فئات واسعة من جهات الاتصال مثل المتصلين المجهولين ثم أخبر Google Voice بما يجب فعله بالضبط عندما يتصل بك هؤلاء الأشخاص.
جي آر رافائيل / آي دي جي
مرة أخرى على شاشة إعدادات Google Voice الرئيسية ، يحتوي قسم “المكالمات” على بعض الخيارات الأخرى التي تستحق وقتك في الاعتبار:
- ستفعل ميزة “الحصول على تنبيهات البريد الإلكتروني للمكالمات الفائتة” ما تتوقعه بالضبط. إنها طريقة رائعة للتأكد من عدم مرور مكالمة مهمة دون أن يلاحظها أحد.
- ستطلب “مكالمات الشاشة” من كل متصل وارد ذكر اسمه ثم وضعه في الانتظار أثناء سماع التسجيل حتى تتمكن من تحديد ما إذا كنت تريد الرد.
- ستعمل “خيارات المكالمات الواردة” على تنشيط قدراتك على تسجيل مكالمة واردة عن طريق الضغط على الرقم 4 وتحويل مكالمة جارية إلى أحد أرقامك المرتبطة الأخرى بالضغط على المفتاح * (على الرغم من ذلك فقط في حسابات Google الفردية وليس في إعدادات Google Voice المرتبطة بمساحة العمل ، بشكل غريب نوعًا ما).
انتقل لأسفل من هناك إلى “البريد الصوتي” وستجد خيارات لتسجيل رسائل البريد الصوتي الصادرة وإدارة التفضيلات الأخرى المتعلقة بالبريد الصوتي.
ضمن “المدفوعات” ، يمكنك ربط طريقة دفع لتطبيق رصيد للمكالمات الدولية ، إذا كنت ترغب في ذلك. في الولايات المتحدة ، المكالمات التي يتم إجراؤها من خلال Google Voice إلى أرقام أمريكية أخرى بالإضافة إلى الأرقام الكندية مجانية تمامًا ، بينما تختلف المكالمات إلى البلدان الأخرى في أسعارها .
وأخيرًا وليس آخرًا ، ضمن “الأمان” ، قد ترغب في قلب المفتاح بجوار “تصفية الرسائل غير المرغوب فيها”. سيسمح ذلك لأنظمة اكتشاف البريد العشوائي في Google بإيقاف المكالمات غير المرغوب فيها والرسائل ورسائل البريد الصوتي من إزعاجك.
يا للعجب! أخبرتك أن Google Voice لديها الكثير من الطبقات الرائعة ، أليس كذلك؟ أمسك الهاتف ، على الرغم من ذلك: لدينا زوج آخر من الاحتمالات القوية لاستكشافه قبل أن نسميه يوميًا.
مكافآت Google Voice للأعمال
واحدة من أكثر مجموعة ميزات Google Voice فائدة متاحة فقط لحسابات الأعمال – على وجه التحديد ، تلك التي تستخدم مستويات خدمة Google Voice Standard أو Premier (20 دولارًا أو 30 دولارًا لكل مستخدم شهريًا).
إذا كانت مؤسستك تتبع مثل هذه الخطة ، فيمكنك الاتصال بخيارين متقدمين لإدارة الهاتف للأعمال التجارية:
- يمكنك إعداد نظام قائمة هاتف مؤتمت بالكامل احترافي الصوت يجيب على المكالمات على أحد أرقام Google Voice الخاصة بك ويوجه المتصلين إلى أماكن مختلفة اعتمادًا على الوقت من اليوم والخيارات التي يختارونها.
- يمكنك إنشاء مجموعات رنين تسهل على العديد من الأشخاص التعامل مع المكالمات الواردة إلى نفس الرقم – مثل رقم واحد مبسط لفريق المبيعات ، على سبيل المثال. يمكن للرقم الرئيسي إما رنين هاتف كل عضو في الفريق المرتبط في نفس الوقت بحيث يتلقى كل من يرد أولاً المكالمة ، أو يمكنه الاتصال بجميع الأرقام المرتبطة بشكل فردي بترتيب عشوائي.
يمكن تكوين كلا الخيارين بواسطة مسؤول Google Workspace في قسم Google Voice في وحدة تحكم المشرف في Google.
أوه ، وشيء آخر: يمكن لأي رقم Google Voice الاتصال مباشرة بمجموعة متنوعة من الصناديق والهواتف المتخصصة التي تتيح لك بشكل فعال الحصول على هواتف شبيهة بالخطوط الأرضية خالية من الاشتراك لمكتبك أو مكتبك المنزلي . يمكنك إنشاء رقم مستقل من خلال Google Voice لمثل هذا الخط وحتى إجراء مكالمات من أرقام Google Voice الأخرى تلقائيًا ، بالإضافة إلى رنين الأجهزة الأخرى ، بحيث يمكنك بسهولة الرد على أي مكالمة في أي مكان تريد.
والآن أنت تعرف ، من البداية إلى النهاية ، كيف يمكن لـ Google Voice تحويل عملك والطريقة التي تفكر بها في هواتفك. كل ما تبقى هو إنشاء حسابك ، وإعداد الأشياء بالطريقة التي تريدها ، ثم الاستمتاع بنهجك المستنير حديثًا لإدارة رقم الهاتف.
