كيفية استخدام Microsoft Planner لتحسين تدفق عملك

إذا كان مكان عملك أو عملك مشتركًا في Microsoft Office 365 ، فهناك العديد من الأدوات الرائعة التي يمكنك الاستفادة منها لتحسين كفاءتك. لقد تطرقنا بالفعل إلى بعض هذه الأشياء ، بما في ذلك Teams و Outlook و OneDrive بالإضافة إلى OneNote . الآن ، حان الوقت لتوجيه انتباهنا نحو Microsoft Planner.

أداة إدارة المشاريع Planner تشبه خدمات Trello أو Asana المجانية أو المدفوعة. لا يأتي بدون تكلفة إضافية وهو مضمن مباشرة في Office 365 ، ويمكن أن يساعد مؤسستك على تتبع المهام المهمة وتحسين سير العمل. إليك المزيد حول كيفية استخدامها في OnMSFT ، ودليل لكيفية استخدامها أيضًا في مكان عملك.

إنشاء فئات لمهام مختلفة باستخدام “مجموعات”

في قلب تجربة Planner توجد بعض الأشياء المعروفة باسم “الخطة” و “الدلاء” و “اللوحات”. أولاً ، اللوحة هي موطن خطتك ، أو قائمة المهام. بمجرد إنشاء خطة ضمن Planner باستخدام الزر (+) على الشريط الجانبي ، سيكون لديك لوحة جديدة. يمكنك بعد ذلك إنشاء “مجموعات” مختلفة داخل اللوحة لتنظيم أنواع مختلفة من المهام.

يمكنك القيام بذلك عن طريق الضغط على رابط “إضافة دلو جديد” أعلى اللوحة. هنا في mekan0، نستخدم Planner لتتبع تغطيتنا الإخبارية. لدينا أيضًا لوحات مختلفة لأنواع التغطية الأخرى ، بما في ذلك Office 365 و How-Tos. عادة ، لدينا أيضًا مجموعات لأفكار القصص ، والقصص الإخبارية ، و DIBS ، بالإضافة إلى دلو خاص للمحررين لتمييز القصص المكتملة.

بمجرد إضافة دلو ، يوجد زر منفصل (+) أسفل اسم الحاوية. سيسمح لك ذلك بإنشاء بطاقة مهمة جديدة وتعيين تاريخ استحقاق أو تعيينها إلى أحد أعضاء الفريق. لدينا المزيد عن ذلك أدناه.

تتبع المهام من خلال تحديد التقدم والتواريخ وإضافة التفاصيل على البطاقات والمزيد

هناك العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها الاستفادة من بطاقات المهام في Planner لميزة الإنتاجية. يمكنك استخدام القائمة المنسدلة لنقلها إلى مستودعات مختلفة وتغيير تقدمها وتعيين تاريخ البدء وتاريخ الاستحقاق. يمكنك أيضًا كتابة وصف للسماح لزملائك بمعرفة ما تعمل به. تشغيل. من أجل البساطة ، هناك حتى قائمة مرجعية يمكن أن تساعد في تتبع التقدم في كل ما تم تعيينه.استخدتم

والأفضل من ذلك ، هناك أيضًا زر “إضافة مرفق” والذي يمكنك استخدامه لإدراج الملفات أو الروابط التي ستكون مرئية على البطاقة نفسها. غالبًا ما نستخدم هذه الميزة هنا في OnMSFT لمشاركة الروابط إلى مصادر أي مقالات نكتب عنها.

بالإضافة إلى ذلك ، هناك “ملصقات” ملونة مختلفة تعمل على طول جانب كل بطاقة مهمة. يتوفر ما مجموعه ستة ، ويمكنك تخصيص الاسم لكل واحد. سيؤدي ذلك إلى لصق ملصق ملون على جانب البطاقة ، ويساعد في تكوين إشارة مرئية على ما تشير إليه البطاقة. بالنسبة لنا هنا في OnMSFT ، نستخدم تسميات “أولوية عالية” و “أولوية منخفضة”.

استخدم عوامل التصفية أو التجميع حسب الميزة لمساعدتك في اختيار ما يهم

كلما أضفت المزيد والمزيد من المهام وقوائم المجموعات إلى المخطط ، قد يصبح من الصعب تتبع ما يحدث. لحسن الحظ ، هناك ميزة تصفية يمكن أن تساعد. متاح في أعلى الجانب الأيمن من النافذة ، وهذا سيتيح لك تصفية المهام بناءً على اسمك فقط – أو اسم زميلك في العمل.

كبديل ، يمكنك أيضًا استخدام ميزة “التجميع حسب” لتبديل مظهر قوائم المجموعات. سيسمح لك ذلك بالتجميع حسب الشخص الذي تم تعيين المهمة إليه أو حسب التقدم أو حسب تواريخ الاستحقاق والتسميات.

جرب الرسوم البيانية لإلقاء نظرة تحليلية على تقدمك

يمكن أن يصاب المخطط بالفوضى في بعض الأحيان ، (بصفتك رئيسًا أو مديرًا) قد لا تتمكن دائمًا من رؤية ما يتم العمل عليه ومن يقوم بمهمة محددة. لحسن الحظ ، تمتلك Microsoft ميزة صغيرة وأنيقة مدمجة في Planner يمكنها المساعدة.

من شريط القائمة العلوي ، بجوار اسم الخطة ، سترى رمزًا يشبه الرسم البياني. إذا قمت بالنقر فوق هذا ، فسيتم تحويلك إلى وضع الرسم البياني. يمكنك الاطلاع على الحالة الإجمالية للخطط ومزيد من التفاصيل حول المهام التي بدأت أو قيد التقدم أو متأخرة أو مكتملة. يمكنك أيضًا مشاهدة عدد المهام لكل مجموعة وعدد المهام لكل عضو. يمكن أيضًا عرض قائمة على الجانب ، مع جميع عناصر الحاوية المتاحة.

تتوفر ميزة مماثلة أيضًا لأي شخص في الفريق لرؤية مهامهم بصريًا عبر جميع الخطط والمستودعات. ما عليك سوى النقر على رمز الدائرة على الشريط الجانبي الأيسر لتشغيل صفحة نظرة عامة. ستحصل على عرض مرئي لعدد المهام المتبقية ، والمزيد.

كيف ستستخدم Planner؟

كما ترى ، يعد Planner أداة قوية للغاية. هناك أكثر من طريقة يمكنك استخدامها للقضاء على الفوضى وإدارة المهام بشكل أفضل في بيئة مكان عملك. إنه مُدمج في Office 365 مباشرةً ، ويمكنك الحصول على كل ما تحتاجه لإدارة فريقك دون الحاجة إلى القلق بشأن الاضطرار إلى التبديل بين الخدمات أو التطبيقات المختلفة. هل تعتقد أنك ستستخدم Planner في شركتك؟ اسمحوا لنا أن نعرف في التعليقات أدناه.