قد يكون البقاء على اطلاع على بريدك الإلكتروني أمرًا مرهقًا ومستهلكًا للوقت ومملًا. ليس من الصعب تجميع عدد كبير من رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة. ولهذا السبب ، من السهل أن تستمر في التحقق من التدفق المستمر للرسائل – على حساب المهام الأخرى.
لدي عدة حسابات بريد إلكتروني ، وأواجه صعوبة في الحفاظ على هذا العدد غير المقروء منخفضًا. لذلك قمت ببعض الأبحاث وجمعت النصائح حول كيفية تحسين إدارة صندوق الوارد الخاص بي. فيما يلي بعض النصائح المفيدة التي وجدتها لتسهيل التعامل مع البريد الوارد ، وقضاء وقت أقل في التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني ، والتأكد من عدم نسيان الرد على رسالة مهمة.
لا تتحقق من جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك فور وصولها
نظرًا لأن رسائل البريد الإلكتروني تصل إلى بريدك الوارد على مدار اليوم ، فمن السهل أن تشتت انتباهك ، حتى عندما تكون في وسط شيء مهم. بدلاً من قراءة كل واحدة بمجرد الحصول عليها ، خصص بعض الوقت كل يوم لتصفح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك والرد عليها. إذا لم تكن بحاجة إلى البحث عن رسائل البريد الإلكتروني أو الإعلانات المهمة ، فقم بجدولة في فترات قصيرة قليلة خلال اليوم للتحقق من بريدك الإلكتروني. بخلاف ذلك ، ابق خارج صندوق الوارد الخاص بك.
إنها لفكرة جيدة أيضًا جدولة جزء أطول من الوقت مرة واحدة في الأسبوع أو كل بضعة أيام للقيام ببعض الأعمال الشاقة في تنظيم البريد الوارد ، مثل إنشاء واستخدام المجلدات والتصنيفات وإرسال رسائل البريد الإلكتروني الطويلة هذه.
إذا كنت لا تزال تجد نفسك تتجول في تطبيق البريد الإلكتروني الخاص بك ، فقد ترغب أيضًا في إيقاف تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني ، وإبقاء تطبيق البريد الإلكتروني مغلقًا ، والتأكد من أنك لم تترك صندوق الوارد الخاص بك مفتوحًا في علامة تبويب أخرى.
ليس عليك الرد عليهم جميعًا على الفور
عندما تقوم بأحد عمليات فحص البريد الوارد المعتادة ، تعامل فقط مع رسائل البريد الإلكتروني التي يمكن التعامل معها بسرعة. إذا احتاج بريد إلكتروني إلى استجابة سريعة ، فافتحه وأجب عليه أثناء استعراض رسائلك. ولكن إذا احتاج الأمر إلى مزيد من الوقت ، فخصص هذا الوقت للإجابة عليه لاحقًا. يمكنك تصنيف رسائل البريد الإلكتروني هذه أو وضعها في مجلد معين أو استخدام ميزة الغفوة لتلقي البريد الإلكتروني في وقت أكثر ملاءمة.
قم بإنشاء أقسام أو مجلدات متعددة في صندوق الوارد الخاص بك
استخدم مجلدات مختلفة لتخزين رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. يمكن أن تستند هذه إلى الأهمية أو الإلحاح أو المدة التي يستغرقها التعامل معها أو أنواع الإجراءات التي تتطلبها. يمكن أن يساعد التخطيط المبوب الافتراضي في Gmail وصندوق الوارد المُركّز في Outlook على تصفية البريد العشوائي ورسائل البريد الإلكتروني الترويجية وتسهيل العثور على رسائل البريد الإلكتروني المهمة والتحقق منها. في Gmail ، يمكنك أيضًا تغيير التنسيق بحيث يتم فرز رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى أقسام مختلفة ، ويمكنك اختيار ما هي هذه الأقسام. وبالمثل ، يتيح لك Outlook تنظيم بريدك الإلكتروني في مجموعات مخصصة.
استخدم الفلاتر والقواعد والتسميات
تقوم الفلاتر والقواعد بتوجيه رسائل البريد الإلكتروني الواردة إلى مجلدات محددة. يمكن أن تساعد في توفير الوقت ، والتأكد من تركيز انتباهك على رسائل البريد الإلكتروني الأكثر أهمية. يمكن أن تكون التصنيفات أيضًا طريقة جيدة لتنظيم ومساعدتك في تتبع بريدك الإلكتروني عن طريق السماح لك بفرز رسائلك بعلامات مختلفة بدلاً من استخدام المجلدات.
اصنع قوالب
في بعض الأحيان ينتهي بك الأمر بإرسال رسائل بريد إلكتروني مماثلة بشكل متكرر. لتسهيل الأمور ، يمكنك إعداد قوالب البريد الإلكتروني واستخدامها لإرسال رسائل البريد الإلكتروني حتى لا تضطر إلى الاستمرار في كتابة نفس الرسالة مرارًا وتكرارًا. يمكنك أيضًا استخدام أدوات مثل الكتابة الذكية والرد الذكي في Gmail للمساعدة في كتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل أسرع.
إلغاء الاشتراك
إلغاء الاشتراك من القوائم البريدية ورسائل البريد الإلكتروني الترويجية. قم بالاطلاع على الرسائل الإخبارية الخاصة بك وتأكد من أنك قمت بالتسجيل فقط في الرسائل التي قرأتها بالفعل ، واحذف أي رسائل لم تقرأها مؤخرًا. تأكد أيضًا من إلغاء الاشتراك من أي تنبيهات لوسائل التواصل الاجتماعي لا تحتاجها. (قد تحتاج إلى الدخول إلى إعدادات حسابات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك لإيقاف تشغيل هذا.) بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام حساب بريد إلكتروني منفصل لرسائل البريد الإلكتروني الترويجية والاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني المهمة على حسابك الرئيسي.
تجاهل رسائل البريد الإلكتروني الجماعية التي لا تحتاج إليها
إذا حصلت على CC في محادثة ، فأنت لست بحاجة إلى التحديث أو كنت في سلسلة رسائل بريد إلكتروني للرد على الكل ، فيمكنك تجاهل هذا الموضوع لتجنب تلقي جميع الردود. للقيام بذلك ، افتح أي رسالة في سلسلة الرسائل ، وانقر على النقاط الثلاث أعلى الشاشة (فوق سطر الموضوع) ، وحدد “تجاهل” من الخيارات المنسدلة في Gmail أو “تجاهل” إذا كنت تستخدم الآفاق.
لا تجعل بريدك الوارد قائمة مهامك
قد يكون من المغري وضع علامة على رسالة بريد إلكتروني على أنها “غير مقروءة” كتذكير للرد عليها (أنا بالتأكيد مذنب بهذا) أو لأنها تحتوي على مهمة تحتاج إلى إكمالها ، ولكن يمكن أن يؤدي ذلك أيضًا إلى تشويش صندوق الوارد الخاص بك. احتفظ بقائمة مهام منفصلة (هناك الكثير من التطبيقات المتاحة لذلك ، أو يمكنك استخدام الملاحظات الأساسية أو تطبيق الملاحظات اللاصقة) أو وضعها في مجلد معين. إذا كنت تستخدم Gmail ، فيمكنك استخدام تطبيق Google Task جنبًا إلى جنب مع صندوق الوارد الخاص بك ؛ ما عليك سوى النقر على سهم “إظهار اللوحة الجانبية” الصغير في الركن الأيمن السفلي من الشاشة ، وحدد رمز المهام هناك.
من الجيد أن يكون لديك قوائم منفصلة قيد التشغيل بحيث يمكنك تحديثها باستخدام عناصر من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. على سبيل المثال ، إذا كانت رسائلك الإلكترونية تحتوي على روابط لمقالات تريد قراءتها عندما يكون لديك المزيد من الوقت ، فابدأ بقائمة قراءة – فقط لا تحتفظ بها في بريدك الوارد.
